「To Whom It May Concern」の使い方と注意点
利用しているウェブ・サービスで不具合があったので、カスタマーサービスに問い合わせメールを送ろうとしたのですが、宛名の書き方でちょっと戸惑ってしまいました。
カスタマーサービスに連絡する時など、相手の名前が不明な時や不特定の相手にメール・手紙を送る時の表現に “To Whom It May Concern:” があります。
To Whom It May Concern is a letter salutation that is used in business correspondence when you don’t have a specific person to whom you are writing.
It is appropriate to use To Whom it May Concern when making an inquiry, but you don’t have a contact person to address your letter to.
When addressing a letter To Whom It May Concern, the entire phrase is typically capitalized, then followed by a colon:
To Whom It May Concern:
（各単語の最初の文字だけ大文字で書くのが一般的ですが、”To whom it may concern”〔最初の単語の先頭だけ大文字〕や “To Whom it May Concern”〔it 以外の先頭が大文字〕と書いているのも見かけます。また、最後も “:” が一般的ですが、”,” も使われています。）
ベン・アフレック監督作『アルゴ（Argo）』の本の公式サイトにも、”To whom it may concern:” と書かれた手紙の写真がありました。
写真がちょっと見にくいので、以下文章を書き出します。
To whom it may concern:
This is to introduce Mr. Kevin Costa Harkins, Production Manager for the Studio Six production, “ARGO”.
Mr. Harkins has complete authority to act on my behalf and has my full confidence to serve as a senior company field representative for Studio Six’s interests. Commitments made by Mr. Harkins will be honored unequivocally by me and my business associates.
Please extend Mr. Harkins any assistance deemed necessary for projects or mutual interests.
“To Whom It May Concern” の注意点
ただ、”To Whom It May Concern” については注意すべき点もあります。それは、一般化した表現であるがゆえに、読んで欲しい相手に届きにくい場合もあるということ。特にメールは迷惑メールが多いので、そういう不特定多数に送られたメールと勘違いされて読み過ごされてしまう危険性があります。
最近は公式サイトなどを見ると担当者名が書いてある場合も多いので、まずは担当者名を調べて “Dear Mr. / Ms. ○○,” と書くようにするのが確実です。仕事で営業メールを送る場合や、求職者が履歴書を送る場合なども同様。特に履歴書を送る場合は、できるだけ相手の名前を特定した方がいいです。この一手間で、相手にきちんと読んでもらえる可能性がずっと高くなります。
ちなみに、私は担当者の名前がどうしてもわからなかったので “To Whom It May Concern:” と書いてカスタマーサービスにメールを送ったのですが、ちゃんとスルーされることなく担当者に届いて返事も来ました。あくまで相手の名前を調べて送った方が確実に届きやすいということであって、”To Whom It May Concern:” だと相手に読んでもらえないということはありません！
