メールや手紙で「To Whom It May Concern」を使う時に気をつけたいこと

利用しているウェブ・サービスで不具合があったので、カスタマーサービスに問い合わせメールを送ろうとしたのですが、宛名の書き方でちと戸惑ってしまいました。

ポイント

カスタマーサービスに連絡する時など、相手の名前が不明な時や不特定の相手にメール・手紙を送る時の表現に “To Whom It May Concern:” があります。

To Whom It May Concern | About.com

To Whom It May Concern is a letter salutation that is used in business correspondence when you don’t have a specific person to whom you are writing.

It is appropriate to use To Whom it May Concern when making an inquiry, but you don’t have a contact person to address your letter to.

When addressing a letter To Whom It May Concern, the entire phrase is typically capitalized, then followed by a colon:

To Whom It May Concern:

(各単語の最初の文字だけ大文字で書くのが一般的ですが、”To whom it may concern”〔最初の単語の先頭だけ大文字〕や “To Whom it May Concern”〔it 以外の先頭が大文字〕と書いているのも見かけます。また、最後も “:” が一般的ですが、”,” も使われています。)

昨日紹介したベン・アフレック(Ben Affleck)監督最新作『アルゴArgo)』(日本は10月26日公開)の記事を書いていた時も、『Argo』の本の公式サイトに貴重な作品がたくさん載っていたので興味を持って一枚一枚見ていると、”To whom it may concern:” と書かれた手紙の写真がありました。

写真がちょっと見にくいので、以下文章を書き出します。

To whom it may concern:

This is to introduce Mr. Kevin Costa Harkins, Production Manager for the Studio Six production, “ARGO”.

Mr. Harkins has complete authority to act on my behalf and has my full confidence to serve as a senior company field representative for Studio Six’s interests. Commitments made by Mr. Harkins will be honored unequivocally by me and my business associates.

Please extend Mr. Harkins any assistance deemed necessary for projects or mutual interests.

補足

ただ、”To Whom It May Concern” については注意すべき点もあります。それは、一般化した表現であるがゆえに、読んで欲しい相手に届きにくい場合もあるということ。特にメールは迷惑メールが多いので、そういう不特定多数に送られたメールと勘違いされて読み過ごされてしまう危険性があります。

最近は公式サイトなどを見ると担当者名が書いてある場合も多いので、まずは担当者名を調べて “Dear Mr. / Ms. ○○,” と書くようにするのが確実です。仕事で営業メールを送る場合や、求職者が履歴書を送る場合なども同様。この一手間で、相手にきちんと読んでもらえる可能性がずっと高くなります。

特に重要なのが、履歴書を送る場合です。THE WORKBUZZ に、相手の名前を見つける方法というのが載っていました。

internet

  1. 求人票を読む(Read the job posting)
  2. 求人票には確かに連絡先が書いてあることが多いです。ただし、記事にも書いてある通り、”Chris Smith” などのように名前を見ただけでは担当者が男性か女性か判別しにくい時もあります。そういう時は “Dear C. Smith,” などと書くと無難にまとめられます。

  3. 会社に電話する(Call the company)
  4. これは手っ取り早いし、確実です。会社の連絡先に電話をして、会社の求人担当者(corporate recruiter)や採用責任者(hiring manager)、応募する職の部長などの名前を聞き出せば間違いありません。

  5. インターネットを活用する(Look on the Internet)
  6. 会社に電話をする前にインターネットで調べてみるのも良い方法です。インターネットの良いところは、名前だけでなく、運がよければその人の詳しい情報もわかるところ。最近はビジネス系 SNS LinkedIn のプロフィール・ページなどもよくヒットするので、顔写真も見られたりして便利です。

  7. 人脈を活用する(Ask your personal contacts)
  8. 記事には、下記のような会話例も紹介されていました。こういう質問は Facebook などに投げかけても反応が得られそうですね!

    <応募する会社で昔友人が働いてた場合>

    You: “Hey, do you happen to know of anyone who works at ABC Company?
    Contact: “Actually, I used to work there five years ago.”
    You: “Really? I’m applying for a position there. Do you know how who I might report to?”

    <友人の同僚が働いてた場合>

    You: “Hey, do you happen to know of anyone who works at ABC Company?”
    Contact: “I don’t, but I know my colleague worked there before coming to work with us .”
    You: “Really? Do you think I could have his or her name to see if they can help me find out who to send my application materials to?”

それでもどうしても名前がわからない時は、最終手段として “To Whom It May Concern” の出番です。記事によると “To Whom It May Concern” は匿名性があるだけでなく、古風でもあるみたいですが、他にもいろいろな書き方がコメント付きで載っていたので、もしもの場合には参考になりそうです。

  • Dear Sir/Madam — 無礼な印象は与えないけど、古風に受け取られる可能性あり
  • Dear Hiring Executive (or Hiring Committee) — 堅苦しいけど適切
  • Dear Human Resources (or Human Resources Representative) — 会社の連絡先がわからないなどの理由で会社に連絡できず、個人名が特定できないような場合に可
  • Dear Hiring Authority — これも履歴書を送りたい相手の名前がどうしてもわからない時に可
  • Good Morning (or Good Day) — わりと今風ではあるけれども、親密さを装った迷惑メールっぽくもある
  • Re: Job Title You’re Applying For (leaving off a specific salutation) — ほんまに誰に送っていいかわからないような時などに、求人広告に返信する形で書くのは有効。”Dear Human Resources” より好ましい。
  • No Salutation (begin your letter immediately after the inside address) — いわゆる何も書かない場合。これも求人広告の返信ではあり。古風で不特定な書きかたより良いかも。

ちなみに、私は担当者の名前がどうしてもわからなかったので “To Whom It May Concern:” と書いてカスタマーサービスにメールを送ったのですが、ちゃんとスルーされることなく担当者に届いて返事も来ました。あくまで相手の名前を調べて送った方が確実に届きやすいということであって、”To Whom It May Concern:” だと相手に読んでもらえないということはありません!